Vous avez décidé d’investir du temps et de l’argent pour participer à un salon. Les membres du Club des Organisateurs de Salons Industriels Européens – Industrie (FR), Innoteq (CH), Micronora (FR), SIAMS (CH), Simodec (FR), SPF (CH) et Tornitura Show (IT) – ont compilé pour vous une liste de bonnes pratiques. Cochez toutes les cases pour un succès assuré !
Pourquoi décider de participer ?
- Pour faire connaître sa société, faire connaître ses produits et ses compétences
- Pour informer vos clients et affirmer la pérennité de votre société
- Pour créer ou/et renforcer son image
- Pour rencontrer ses clients et en découvrir de nouveaux,
- Pour découvrir des solutions et assurer sa veille technologique
- Pour les interactions entre les exposants
Les avantages des salons professionnels
- Promotion pour le salon et couverture médiatique
- Environnement synergique positif selon le thème de l’exposition
- Visitorat professionnel d’investisseurs, réceptif et intéressé par les produits exposés
- Prospection élargie géographiquement et numériquement
- Présentation d’innovations multiples attirant la veille technologique
- Coûts/contact avec des professionnels qualifiés moins élevé
- Renforcement des relations avec ses clients existants
Quelles étapes importantes ?
- Décision de participation
- Réalisation d’un budget
- Réservation d’un stand
- Dessin du stand en fonction des m2
- Réservations hôtels, clients, collaborateurs et collaboratrices
- Transport, dédouanement
- Coordination montage et démontage
- Approvisionnement technique du stand (eau, électricité, air comprimé, Wifi…)
- Traiteur, boissons
- Plans de vente du personnel (qui fait les démonstrations…), hôtesses, etc..
Éléments à ne pas manquer
Votre stand représente un investissement. Il importe de ne pas négliger la partie conceptuelle et visuelle. Le stand est votre vitrine !
- L’identité de l’entreprise doit être visible de loin et reconnaissable immédiatement
- Le stand doit attirer l’attention et se démarquer
- Le personnel de stand doit être accueillant et attentif aux visiteurs
- La présentation doit réactiver les messages promotionnels de l’entreprise
- Le visiteur doit comprendre immédiatement ce que vous faites, vos points forts et les avantages que son entreprise peut tirer
Communiquer
Les organisateurs de salons communiquent largement pour leurs événements, mais les exposants peuvent et doivent en augmenter l’impact en communicant également. Comment ?
- En invitant leurs clients (à ce sujet, les organisateurs offrent souvent des outils pour les aider)
- Participation aux Trophées de l’innovation
- Mail, lettre, carton d’invitation
- Mini-site web dédié
- News sur votre site web et sur celui de l’expo
- Affiches
- Publications sur les réseaux sociaux
- Publicité en ligne et en presse spécialisée
- Organisation de voyages pour les clients ?
- Événement spécial clients ? (Repas VIP, soirée…)
- Qui d’autres inviter ? Fournisseurs, partenaires, etc…
- Travailler avec la presse spécialisée
- En fournissant des informations claires et intéressantes
- En les informant de vos innovations
- En choisissant un thème de communication fort
- Pourquoi visiter le stand ? Quels bénéfices le client va-t-il en retirer ?
- Décoration et mise en place du stand
- Comment assurer un impact visuel important ?
- Comment attirer l’attention et les clients potentiels sur votre stand ?
- Comment s’appuyer sur l’organisation du salon pour attirer les visiteurs ?
- Documents/liens/cadeaux
- Quels goodies donner aux visiteurs ?
- Rapports de visite
- Comment garder la trace des visiteurs et de leurs souhaits ?
L’exposition doit être comprise comme étant à la convergence de toutes les actions de communication que vous mettez en œuvre dans la période et sur la région donnée. La cohérence est très importante.
Notions de communication
La communication est un échange avec votre public, elle doit donc être adaptée à ce dernier. IL est important de se poser les questions suivantes pour maximiser vos investissements en communication :
- A quels besoins répondez-vous avec les produits et solutions que vous présentez ?
- Quels avantages qualitatifs, productifs ou concurrentiel pour le client ? Qu’a-t-il à y gagner ?
- Pourquoi acheter chez vous plutôt qu’à la concurrence ?
- Les connaissances de vos clients à l’égard de vos produits et services sont-elles correctes ?
- Après avoir attiré l’attention des visiteurs, comment déclencher le processus d’achat ?
- Le message est-il original ? Clair ? Compréhensible ? Adapté à votre clientèle ?
Tout est prêt ?
Quelques jours avant l’ouverture : meeting avec les collaborateurs pour leur donner toutes les informations utiles au meilleur salon possible pour eux et pour l’entreprise.
- Objectifs marketing, ventes
- Quel est l’axe de communication fort ? Quels sont les messages clés ?
- Directives de comportement, comment aborder le client ? comment le retenir ?
- Bienveillance, attention, écoute, sourire sont les mots clés d’une bonne réception !
- Un stand où chacun regarde son téléphone ou ses emails est un stand ignoré par les visiteurs
- Directives strictes de rangement (manteaux, valises…) et de présentation (tenue exigée)
- Planning de présence sur le stand
Alimenter le feu !
Durant l’expo :
- Chaque matin : discussion, café, atteinte des objectifs, points importants de la veille, modifications de comportement, éléments à aller voir sur le salon, etc…
- En milieu de salon : soirée avec les collaborateurs, changements d’idées, le point sur l’atteinte des objectifs, cadeaux motivateurs
- Visite de la concurrence (tout est sur place, autant en profiter)
Maximiser l’impact !
- Utilisation des rapports de visite de l’exposition
- Remerciements aux visiteurs, mise à jour des banques de données, offres à faire, etc…
- Suppression des points faibles, amélioration des points forts
- Cette étape est primordiale pour la réussite du salon – Bon Salon !!!
- Atteinte des objectifs ?
- Communication et remerciements aux collaborateurs
- Éventuellement communiqué de presse « résultat de l’expo »
- Debriefing avec toutes les personnes impliquées
- Points forts et faibles
- Changements à apporter
- Améliorations pour le futur
- Inscription pour la prochaine édition
Ce document vous est offert par les membres du Club des Organisateurs de Salons industriels Européens ;o).